Faktura elektroniczna” lub „e-faktura” funkcjonuje w Polsce jako pełnoprawny dokument urzędowy już od 2005 roku, ale dopiero pandemia COVID-19 sprawiła, że coraz więcej firm zdecydowało się na elektroniczne wysyłanie faktur do swoich kontrahentów, a Ministerstwo Finansów zaczęło przymierzać się do wprowadzenia obowiązkowego stosowania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych w obrocie gospodarczym począwszy od 2023 roku.
Pomimo tego, że nie jest to nowa koncepcja nadal istnieje pewne zamieszanie wokół tego, co dokładnie mieści się w tej definicji.
Poniżej odpowiadamy na kilka pytań dotyczących faktur elektronicznych. Postaramy się również przybliżyć temat systemu KSEF, który od stycznia 2022 wprowadza ustrukturyzowany format xml, czyli plik e-Faktury FA(1), a także przyjrzymy się korzyściom płynącym z prawdziwego e-fakturowania w porównaniu z innymi powszechnie stosowanymi typami faktur.
Co to jest e-faktura?
Faktura elektroniczna to faktura, która jest wystawiana, przesyłana, otrzymywana, przetwarzana i przechowywana elektronicznie przy użyciu określonych formatów dokumentów. E-faktury są cyfrowe przez cały cykl życia dokumentu, od wystawienia do archiwizacji.
Rozwiązania w zakresie e-fakturowania mogą pomóc w zastąpieniu zadań wykonywanych ręcznie zautomatyzowanymi działaniami w celu zwiększenia wydajności, eliminacji błędów i ułatwienia przedsiębiorstwom zachowania zgodności z przepisami prawnymi.
Co nie jest uznawane za e-fakturę?
Chociaż istnieje wiele akceptowanych formatów e-faktur, nie wszystkie faktury cyfrowe są e-fakturami. Oto dwa rodzaje faktur, które nie są uznawane za e-faktury:
- Faktury w formacie PDF, zazwyczaj wysyłane pocztą elektroniczną, nie są e-fakturami. Faktury PDF nie mogą być przetwarzane automatycznie, ponieważ nie są przesyłane w ustrukturyzowanym formacie.
- Faktury papierowe, nawet jeśli zostały przekonwertowane na format cyfrowy, nie są e-fakturami, ponieważ nie zostały wystawione elektronicznie.
Jakie są zasady przesyłania faktur elektronicznych do klientów?
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 106 ze zm.) opisuje w art. 106m sposoby „zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury”. W myśl tych przepisów, faktura elektroniczna musi spełniać kilka wymogów:
- autentyczność pochodzenia – pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
- integralność treści – zawiera wszystko to, co faktura VAT;
- czytelność faktury.
Wymagania te można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Ustawa rekomenduje następujące środki:
- kwalifikowany podpis elektroniczny lub
- elektroniczna wymiany danych (EDI).
Co jeszcze jest wymagane do przesłania faktury elektronicznej do kontrahenta?
Wymagana jest jego zgoda, czyli akceptacja odbiorcy do otrzymywania faktur w formie elektronicznej.
Czym jest efaktura w systemie KSEF?
Od 1 stycznia 2022 roku, Ministerstwo Finansów wprowadza Krajowy System e-Faktur, który będzie na początku rozwiązaniem dobrowolnym (na czas testów i wdrażania stosownego oprogramowania przedsiębiorców). Wdrożenie obowiązkowego formatu eFaktury KSeF jest planowany na 2023 rok.
Dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur (KSeF) będzie możliwe wystawiania i przekazywanie faktur w formacie ustrukturyzowanym. Faktury takie będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Jak będzie funkcjonował system KSEF?
System KSeF udostępni protokół HTTP i oparty o niego protokół REST. REST API to oprogramowanie, które będzie umożliwiało:
- wystawianie faktury,
- sprawdzenie statusu wysłanej faktury,
- pobranie listy faktur dla identyfikatora płatności,
- wygenerowanie identyfikatora płatności,
- pobieranie faktury,
- uwierzytelnianie czyli potwierdzenie tożsamości podatnika.
Dostęp do systemu będzie można otrzymać poprzez:
- profil zaufany,
- podpis kwalifikowany,
- unikalny Token przypisany do podatnika.
System umożliwia nadawania uprawnień dla np. biura rachunkowego czy też działu księgowości.
Struktura logiczna „e-Faktura FA(1)”
Struktura logiczna pliku, który będzie służył do generowania e-faktury, została opublikowana w dniu 29.11.2021.
Dla wszystkich rodzajów faktur będzie obowiązywała jedna struktura – zarówno dla faktur podstawowych, korygujących, uproszczonych, jak i zaliczkowych i rozliczających zaliczki.
Elementy e-faktury:
Źródło: https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur
Poza obowiązkowymi elementami standardowej faktury VAT, e-faktura, która będzie wystawiana na platformie KSeF, ma zdecydowanie bardziej rozbudowany schemat. W związku z powyższym Ministerstwo Finansów stara się, aby Polska otrzymała derogację i mogła żądać od podatników większej liczby informacji, takich jak np.:
- nr EORI (sprzedawcy lub nabywcy)
- adres mailowy (sprzedawcy/nabywcy),
- numer telefonu (sprzedawcy/nabywcy),
- numer dokumentu WZ związanego z fakturą,
- rodzaj zastosowanego transportu w przypadku dokonanej dostawy towarów,
- dane identyfikacyjne przewoźnika,
- data i godzina rozpoczęcia transportu,
- adres miejsca wysyłki,
- globalny numer jednostki handlowej,
- symbol Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług,
- symbol Nomenklatury Scalonej,
- typ skutku korekty w ewidencji,
- numer identyfikujący fakturę korygowaną w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), i wiele innych.
Proces wystawienia e-Faktury KSeF
1. Faktura jest generowana w systemie podatnika (np. system finansowo-księgowy, sprzedaż),
2. System podatnika będzie połączony z systemem KSeF,
3. Po dokonanej autoryzacji będzie możliwe przesłanie pliku e-Fatkury,
4. System KSeF dokona autoryzacji podatnika oraz pliku faktury,
5. Wystawiona eFaktura będzie miała nadany unikalny numer faktury,
6. Faktura zostanie przekazana do nabywcy,
7. Faktury będą zarchiwizowane w systemie przez 10 lat.
Jakie są korzyści z e-fakturowania?
Jeśli e-fakturowanie jest wykonywane prawidłowo, daje możliwość obniżenia kosztów i zwiększenia marży zysku, co nie jest możliwe w przypadku fakturowania w formacie PDF i w formie papierowej. Oto kilka zalet e-fakturowania:
- Oszczędność czasu i eliminacja błędów: E-fakturowanie umożliwia automatyzację czasochłonnych i podatnych na błędy zadań, takich jak wprowadzanie danych, dopasowywanie i zatwierdzanie, dzięki czemu można przesunąć pracowników do inicjatyw o większej wartości.
- Lepsze przepływy pieniężne i niższy wskaźnik rotacji należności: Usunięcie papierowej roboty może w większości przypadków zmniejszyć zaległości w sprzedaży o kilka dni.
- Bezpieczna wymiana dokumentów i danych: Szyfrowany transfer plików, podpisy cyfrowe i zabezpieczone systemy sprawiają, że e-fakturowanie to najbezpieczniejszy sposób wysyłania i otrzymywania faktur. Nie ma również ryzyka zagubienia faktur w poczcie lub wysłania ich do wiadomości śmieci.
- Dostarczanie i przetwarzanie w czasie rzeczywistym: Wyświetlanie statusu dostarczania i przetwarzania dokumentów na żywo na platformach opartych na chmurze lub np. bezpośrednio z systemu ERP. Brak ryzyka zgubienia bądź zniszczenia faktury.
- Śledzenie i identyfikowalność: E-fakturowanie automatycznie śledzi historię transakcji i całą drogę dokumentu, dzięki czemu nie trzeba poświęcać czasu na robienie tego ręcznie.
- Przyjazne dla środowiska: E-fakturowanie pomaga zmniejszyć zużycie papieru i emisję CO2.
- Spełnienie wymogów prawnych: E-fakturowanie z odpowiednim dostawcą usług zapewnia, że zawsze jesteś na bieżąco z przepisami podatkowymi i archiwizacyjnymi.
- Gotowość do pracy zdalnej: Zadania związane z e-fakturowaniem mogą być wykonywane z dowolnego miejsca bez potrzeby korzystania z dodatkowych zasobów, takich jak drukarki, skanery czy usługi pocztowe.
