Uważność stała się jednym z najcenniejszych zasobów, jakimi dysponujemy. Obecnie przyswajamy ponad dziesięciokrotnie więcej informacji niż 20 lat temu. Jedną ze strategii radzenia sobie z przeciążeniem informacyjnym jest wykonywanie czynności w sposób minimalnie angażujący naszą świadomość lub wręcz automatyczny. Niektóre decyzje, które nie mają kluczowego wpływu na nasze życie, podejmujemy intuicyjnie, bez większego zastanowienia. Przykładem jest robienie zakupów – większość z nas nie jest w stanie przypomnieć sobie nawet połowy produktów, które włożyła do koszyka w ubiegłym tygodniu.
Produkt się wyprzedał – i co z tego?
Mniej lub bardziej świadomie podejmujemy setki drobnych decyzji, których często nawet nie zauważamy. Niektórzy korzystają z listy zakupów, inni kupują spontanicznie. Jedni wybierają tylko to, czego faktycznie potrzebują, podczas gdy inni chętnie eksperymentują z nowymi produktami. Jednak każdy, kto robi zakupy, prędzej czy później napotyka tę samą sytuację – brak produktu, po który przyszedł do sklepu. Co wtedy się dzieje?
Badania pokazują, że:
- 31% kontynuje zakupy w innym sklepie i szuka wybranego produktu,
- 26% zostaje w sklepie w którym robi zakupy i wybiera zamiennik innej marki,
- 19% sięga po inny wariant tej samej marki,
- 15% odkłada zakup,
- 9% rezygnuje całkowicie.
Jak często zdarza się, że czegoś brakuje?
Średni globalny wskaźnik OOS (Out of Stock) wynosi 8%, co oznacza, że co dwunasty poszukiwany produkt jest niedostępny. W Europie wskaźnik ten sięga 8,6%, co stanowi najwyższy poziom odnotowany w badaniach Grocery Manufacturers Association, natomiast w USA wynosi 7,9%, czyli jest zbliżony do średniej światowej.
Braki towarów na półkach nie są przypadkowe – to efekt kalkulacji opłacalności. Popyt na produkty jest zmienny, a im większa jego nieprzewidywalność, tym większe zapasy byłyby potrzebne do utrzymania pełnej dostępności. W praktyce oznacza to, że sklepy i producenci balansują między kosztami magazynowania a ryzykiem chwilowego braku towaru.
Jak to wygląda w różnych branżach?
Produkty spożywcze (FMCG – żywność)
Żywność, zwłaszcza świeże produkty i przekąski, cechuje najwyższy poziom niedostępności, sięgający ponad 10%. Szczególnie narażone na braki są produkty sezonowe oraz objęte promocjami, których popyt jest trudniejszy do przewidzenia.
Kosmetyki i chemia gospodarcza
W tej kategorii wskaźnik OOS jest znacznie niższy i wynosi około 4%. Dłuższy okres trwałości oraz stabilny popyt sprawiają, że zarządzanie zapasami jest łatwiejsze, a braki występują rzadziej.
Farmaceutyki (apteki)
W przypadku leków dostępność ma kluczowe znaczenie, dlatego apteki dążą do niemal 100% zaopatrzenia. Braki wynikają głównie z problemów produkcyjnych i regulacyjnych. W przypadku leków na receptę standardową praktyką jest możliwość zamówienia i odbioru następnego dnia.
Co ma kluczowy wpływ na wysokość braków?
Istnieje wiele przyczyn braków towarów, jednak w tym przypadku kluczowe są trzy czynniki:
- Termin przydatności i zmienność popytu – Produkty o krótkim okresie trwałości, takie jak świeża żywność, mogą nie nadawać się do sprzedaży, jeśli nie zostaną kupione na czas. Jednocześnie zmienność popytu sprawia, że np. banany z ostatniej dostawy mogą się szybko wyprzedać, a kolejna dostawa jeszcze nie dotarła, powodując tymczasowy brak produktu.
- Koszt utrzymania zapasu i ryzyko przeterminowania – Utrzymywanie wysokiego poziomu zapasów wiąże się z dodatkowymi kosztami magazynowania, transportu i logistyki. W przypadku produktów o krótkim terminie przydatności istnieje również ryzyko przeterminowania, co prowadzi do strat i konieczności utylizacji niesprzedanych towarów. W efekcie wiele firm optymalizuje stany magazynowe, co może skutkować czasowym brakiem produktów na półkach.
- Wpływ sezonowości i promocji – W określonych okresach poziom braków znacząco wzrasta. W USA aż 31% klientów napotkało braki produktów podczas sezonu świątecznego. W Europie najwięcej braków odnotowuje się w sobotę, gdy zapasy są przebrane. Produkty objęte promocją mają dwukrotnie wyższy poziom OOS niż standardowe, a bestsellery mogą mieć nawet o 50–80% więcej braków niż produkty wolniej rotujące.
Jak ograniczyć straty z tytułu braków magazynowych?
Najprostszym sposobem na uniknięcie braków magazynowych byłoby zwiększenie zapasów dla całego asortymentu. Jak jednak wspomniałem wcześniej, firmy starają się tego unikać ze względu na dodatkowe koszty. Wiąże się to bowiem z zamrożeniem kapitału, kosztami magazynowania oraz ryzykiem strat wynikających z przeterminowania zapasów. Dlatego warto skoncentrować się na rozwoju trzech kluczowych obszarach:
1. Prognozowanie popytu i automatyzacja zarządzania zapasami
Zaawansowane systemy pozwalają przewidywać zapotrzebowanie i optymalizować poziom zapasów:
- Systemy monitorujące zapasy w czasie rzeczywistym umożliwiają bieżącą kontrolę stanów magazynowych.
- Analityka predykcyjna uwzględnia sezonowość, trendy sprzedaży oraz historię zamówień, minimalizując ryzyko braków i nadwyżek.
- Automatyczne powiadomienia o niskim stanie magazynowym pozwalają na szybką reakcję i uniknięcie przestojów.
Wdrożenie systemów APS (Advanced Planning System) redukuje straty i zwiększa efektywność operacyjną.
2. Optymalizacja promocji i jej integracja z planowaniem popytu
Niewłaściwie zarządzane promocje mogą prowadzić do szybkiego wyprzedania zapasów i pustych półek. Aby temu zapobiec, warto:
- Uwzględnić wpływ promocji w prognozach sprzedaży i dostosować poziom zapasów.
- Unikać nadmiernych przecen, które mogą powodować gwałtowny wzrost popytu i niedobory produktów.
- Stosować limity zakupowe, aby zapobiec szybkiemu wyczerpaniu zapasów.
- Dostosować harmonogram dostaw do planowanych akcji promocyjnych, aby zapewnić odpowiednią dostępność produktów.
Integracja promocji z prognozowaniem popytu pozwala uniknąć strat i zwiększyć rentowność sprzedaży.
3. Ścisła współpraca z dostawcami
Aby zapewnić ciągłość dostaw i zminimalizować ryzyko braków, warto wdrożyć:
- Model VMI (Vendor Managed Inventory), w którym to dostawcy zarządzają zapasami sklepowymi, optymalizując ich poziom.
- Usprawnioną komunikację z dostawcami, co umożliwia szybsze reagowanie na nagłe zmiany popytu.
Bliska współpraca oraz elastyczne zarządzanie zapasami pozwalają utrzymać wysoką dostępność produktów i zwiększyć satysfakcję klientów.
Znalezienie odpowiedniej równowagi między brakami w magazynie a nadmiarem zapasów nie jest łatwe. Chcesz wiedzieć, jak pomogliśmy naszym klientom to osiągnąć? Skontaktuj się z nami!
